Pfarrsekretär/-in

Das Pfarrbüro stellt die erste Anlaufstelle in der Kirchengemeinde dar und hat damit eine wichtige Funktion für das kirchliche Leben vor Ort. Es ist nicht nur „organisatorischer“ Ort, sondern auch Türöffner zur Pastoral: Neben der Erledigung der pfarramtlichen und verwaltungstechnischen Aufgaben ist das Pfarrbüro auch eine Anlaufstelle für Menschen, die sich mit seelsorglichen Anliegen, in materiellen und anderen Notlagen an die Kirche vor Ort wenden.

PfarrsekretärInnen müssen fachlich wie menschlich mit belastenden Themen umgehen können. Neben einer soliden fachlichen Kompetenz sind deshalb die sozialen und kommunikativen Fähigkeiten der PfarrsekretärIn wichtig: sie müssen aus einer christlichen Grundhaltung heraus den Menschen offen und freundlich begegnen. Sie müssen zuverlässig, ehrlich, loyal, verschwiegen, vielseitig, flexibel, kommunikativ und belastbar sein.

 

Dem Pfarrbüro kommt ein dreifacher Grundauftrag zu:

1. Es ist in der Regel die erste Anlaufstelle für alle Menschen, die mit ihren unterschiedlichen Anliegen den direkten oder schriftlichen Kontakt mit der Kirchengemeinde suchen.

2. Die Verwaltung einer Kirchengemeinde muss vom Stiftungrat und seinem Vorsitzenden, dem Leiter der Kirchengemeinde verantwortet werden, wird durch die Verrechnungsstelle/Gesamtkirchengemeinde unter anderem durch die Verwaltungsbeauftragte/den Verwaltungsbeauftragten unterstützt und liegt vor Ort hauptsächlich in den Händen der im Pfarrbüro tätigen PfarrsekretärIn.

3. PfarrsekretärInnen sind Ansprechpersonen für ehrenamtlich Engagierte und hauptamtliche Mitarbeiter, Gremien und Gruppierungen.

Aus diesem Grundauftrag resultieren die konkreten Aufgaben der einzelnen PfarrsekretäriIn. Die Aufgaben eines Pfarrsekretariats werden von mehreren Personen in voll- oder Teilzeit wahrgenommen, gerade im zentralen Pfarrbüro. Je nach Aufgabenumfang kann die Qualifikation dieser Personen unterschiedlich sein.

Zum Aufgabenumfang können u. A. gehören: Bearbeitung der Sakramente und Führen der Kirchenbücher, alle laufenden Verwaltungsarbeiten, Terminkoordination, Führen der Kasse und Konten, Verwaltung der Gemeinderäume und Öffentlichkeitsarbeit.

Diese Aufgaben werden in enger Zusammenarbeit und Absprache mit dem leitenden Pfarrer, dem Seelsorgeteam und Gremien sowie den anderen Kolleginnen und Kollegen professionell und selbständig nach digitalen Standards der Erzdiözese Freiburg erledigt.

Der Beruf Pfarrsekretärin / Pfarrsekretär ist kein Lehrberuf, d. h. es gibt keine eigene Berufsausbildung speziell für die Tätigkeit im Pfarrbüro. Voraussetzung ist in der Regel eine abgeschlossene Ausbildung in einem Beruf, der der Tätigkeit im Pfarrsekretariat verwandt ist (z. B. Bürokauffrau / Bürokaufmann, Sekretärin / Sekretär, Verwaltungsangestellte / Verwaltungsangestellter). Einzelfallregelungen sind möglich; ggf. erfolgt die Einstellung nach einer Einarbeitungszeit.

 

Für Neueinsteigerinnen und Neueinsteiger in den Dienst als PfarrsekretärIn mit seinen spezifischen Aufgaben ist vieles ungewohnt.
Aufgaben und Funktionen einer Pfarrsekretärin / eines Pfarrsekretärs müssen bewusst wahrgenommen und die speziellen Arbeiten im Pfarrbüro müssen geklärt werden. Für diese Fragen bieten das Institut für Pastorale Bildung in Freiburg und andere Diözesanstellen Fortbildungskurse an. PC-Schulungen werden von der Kirchlichen Meldestelle angeboten. Es besteht die Möglichkeit zur Teilnahme an Exerzitien und Besinnungstagen sowie Supervision.